Entrevista inicial con el cliente I

Entrevista inicial con el cliente I, antes de comenzar con el desarrollo del proyecto.

Preguntas:

Elementos Físicos

¿La aplicación llevará el control de un único local o de varios?

Se llevará el control de un único local y solo puesto de trabajo.

Para cada local que se debe controlar, ¿en qué secciones está dividido? (almacén, tienda, despacho, etc.)

Se llevará el control del almacén, contabilidad, compra-venta y facturación de una floristería. Llevaremos a cabo el funcionamiento del día a día.

Empleados de la floristería

¿Cuántos tipos distintos de empleados existen en cada local?

Estará el gerente de la empresa y los vendedores.

¿Cuáles son las funciones concretas de cada uno?

Los vendedores harán ventas, reservas, modificación de reservas y anulación de reservas. Los gerentes podrán comprar productos, fijar los precios, llevar el control del almacén, consultar ventas por día, hacer estadísticas de venta por día, por mes (ver en que momento del mes se vende más), estadísticas entre la mañana y la tarde para ajustar el horario del comercio, etc.

¿Debemos de controlar las nóminas y sueldos de cada empleado?

Nada de llevar el control de los empleados (sueldos, nóminas, etc.). Esto es una función del gestor administrativo que para eso se le paga. El gasto por la nómina de los vendedores puede incluirse como un “gastos varios” dentro de la aplicación.

Compra – Venta de los productos

¿Qué tipo de productos se venderán en la tienda?

Los productos que controlaremos son: flores sueltas, composiciones de flores (ramos, centros y coronas), plantas, bonsáis, productos fitosanitarios, abonos, tierras, insecticidas, elementos decorativos (jarrones de cristal y de cerámica), flores artificiales y composiciones artificiales (ramos y centros).

¿Existirán productos prediseñados, o se podrán elegir al gusto del cliente?

Si. Habrá de los dos modelos. Los ramos y centros podrán ser elegidos al gusto del cliente, con las flores que más les guste, o podrán elegir un ramo o centro ya prediseñado por la floristería.

Si existen productos prediseñados, ¿es necesario tener almacenado una descripción de cada uno de ellos y las flores que lo componen? ¿O cada componente se va añadiendo independientemente a dichos productos?

De los productos prediseñados hay que incluir la composición de lo que esté hecho y la cantidad de cada una de las variedades de flores. Después se podrán añadir más productos si el cliente lo quiere más completo.

¿Habrá que contabilizar los productos especiales como, por ejemplo, los de limpieza?

Existirán productos que se comprarán pero no se venderán. Estos productos son: cuerdas, rollo de celofán, papel, etc. Deben de ir incluidos en “Gastos Adicionales”. Al igual que los productos de limpieza y mucho otros.

Las flores son algo que se estropea. ¿Las flores pueden caducar en el sistema?

Si, las flores caducan. Se debe de registrar las flores que se tiran o las que se regalan. No es lo mismo regalar que tirar aunque a efectos contables es lo mismo, ya que es algo que no se vende, y por lo tanto, algo por el que no se gana nada de dinero.

En los productos prediseñados, se requiere una elaboración de las composiciones (ramos, centros y coronas). ¿Se cobraría esa mano de obra de elaboración?

Esto es cosa de la política de la empresa. Se puede hacer que solo sea el precio de la flor o que sea el precio de la flor más un fijo de mano de obra (por ser un producto manufacturado). El fijo puede ser 0 euros para la empresa que no quiera cobrar mano de obra.

¿Se debe de registrar todo lo que se compra a los proveedores?

Por supuesto. Interesa que por la mañana o la tarde, cuando vayas a comprarle al proveedor o te llegue el camión con mercancía, registres lo que se ha comprado y a que precio se ha comprado y automáticamente se actualizarán los precios de los productos. Ya que estos, irán asociados al precio que se ha pagado.

El precio final obtenido de los productos se podrá modificar para realizar redondeos.

Al meter nuevos precios, los precios anteriormente existentes se actualizarán al nuevo valor. Este nuevo valor será válido para la mercancía comprada y para la mercancía existente en el almacén.

¿Se puede reservar un producto con antelación? Y en ese caso, ¿se puede anular dicha reserva?

Si. Existe la reserva y la venta. La reserva es cuando se deja una parte a cuenta y se pide un producto para otro momento (mismo día o días distintos). La venta no se produce hasta que no se paga el total.

Las reservas pueden ser “a domicilio” o “recogida en tienda”. Pero sea del modo que sea, el teléfono es primordial. La aplicación no debe de permitir hacer una reserva sin que se haya introducido un número de teléfono (por ejemplo, se pide una rosa azul y no hay manera de encontrar rosas azules… Llamas al cliente para comentárselo y encontrar una solución beneficiosa para los dos).

Para cada reserva, se debe de mostrar las flores que se van a utilizar. El sistema, el mismo día de la reserva por la mañana me debe de indicar las flores necesarias para reservas de ese día (por ejemplo, para el día 13 de Mayo se necesitan 40 rosas rojas para encargos más “x” para la venta al público. Y de este modo, tú pedido al proveedor va orientado a la estimación de ventas que vamos a tener en ese día). También se deberá poder consultar las flores necesarias para las reservas por día (por si varios días antes quieres ir preparando lo que vas a necesitar próximamente). Es una consulta “por día”.

Se puede comprar algo y que el envío o la recogida se produzca la semana que viene. Esto es una venta con entrega posterior.

Las reservas pasan a ser ventas cuando se contabiliza el total del producto.

Evidentemente, también se puede anular una reserva.

¿Qué características tiene esa anulación?

Si aún no se han comprado los productos de dicha reserva, el dinero se devuelve (es decir, como mucho se puede anular el día de antes).

¿Es posible consultar, modificar o cancelar una compra o reserva?

Si. Se pueden consultar, modificar cualquier registro o cancelar cualquier venta o reserva.

¿Cuántos productos puede reservar un mismo cliente en un pedido?

Todos los que este dispuesto a comprar. No hay límite de compra.

¿En qué momento se paga la reserva?

Cuando el cliente este dispuesto. A la hora de realizarla, deberá de dejar una parte a cuenta. Luego, en cualquier momento puede hacer efectivo dicho pago o realizar nuevos pagos parciales. Cuando termine de pagar todo el producto, la reserva pasará a ser una venta.

¿Se aceptan nuevas reservas de personas que no han hecho efectivas reservas anteriores? (lista morosos o similares)

Claro que si. Si no se han hecho efectivas algunas de las reservas, el gerente no ha comprado los productos de dichas reservas, por lo que no se ha producido ningún gasto. Además, cuando se hizo la reserva, se produjo una entrega a cuenta, y dicha entrega la pierde el cliente.

¿Cómo se puede hacer efectivo el pago? ¿Y quién la hace?

El pago se puede hacer: efectivo, tarjeta de crédito (existen librerías dll que permiten conectar el ordenador con el lector de tarjetas) y transferencia bancaria (en este caso será suponiéndolo, es decir, con el recibo del banco, ya que no se realizará ninguna conexión con el banco para comprobar el pago del mismo).

El pago por tarjeta de crédito se simulará poniendo número de tarjeta, cantidad, otros datos importantes, etc. La aplicación devolverá el mensaje de “Pago Realizado”.

¿Se van a expender recibos al realizar una venta?

Para las ventas normales se emitirá un ticket anónimo. Para las reservas si que se emitirá un ticket completo. Para ello, habrá que tomar los datos a los clientes y almacenarlos en la base de datos.

Para realizar facturas de una venta normal, se deberá de crear un botón con la opción “Generar Factura”. Este pedirá los datos del cliente para hacer una factura oficial. La factura estará compuesta del ticket de la compra con los productos vendidos, datos fiscales del cliente y los datos de la tienda. Las facturas las suelen pedir las empresas o las iglesias para demostrar gastos en sus respectivas contabilidades.

¿Se introducirá un extra en el precio debido al IVA?

Si, desde luego. El IVA normal es del 7 y del 16 %. Las flores y las plantas tienen un IVA del 7 % mientras que los artículos de decoración lo llevan del 16 %. Existe lo que es el cargo de equivalencia (para productos del 7% se cobra el 8%, 1 % de recargo de equivalencia. Para productos del 16 % se cobra el 20 %, 4 % de recargo de equivalencia. Y debido a esto ya no tienen que hacer la declaración de la renta, ya que se supone que con el recargo de equivalencia ya lo están haciendo).

Por lo tanto, para cada producto habrá que controlar el importe neto, el IVA que se le aplicará y el recargo de equivalencia, y obtener un total que será el precio de venta.

¿Existen días especiales en los que aplicar un aumento del precio temporal de los productos? (San Valentín, Día de la madre, etc.)

La política de precios de la empresa no cambia. Nosotros mantenemos nuestro margen de beneficios. Los proveedores son los que aumentan los precios, y nuestro beneficio se aplicará sobre el nuevo precio (por ejemplo, algo que normalmente te pueda costar 1 euro, y el beneficio es del 20 %, la venta se produciría sobre 1,20 euros. Si el precio lo suben a 2 euros, la venta será a 2,40 euros).

Los precios cambian en el origen, el proveedor es el que te los determina.

Hay que añadir una opción de configuración para modificar el margen del beneficio que me llevo de los productos.

Contabilidad

¿Se va a mantener contabilidad?

Es suficiente que haya una lista de ingresos y otra de gastos que se puedan organizar por fechas o por conceptos. Se contabilizará por meses, para que se pueda llevar dicha lista de ingresos y gastos al gestor. Se puede distinguir entre “Compra de Mercadería”, “Compra de Inmovilizado”, etc.

Recursos de los que disponemos

¿De qué recursos técnicos, hardware, etc. se dispone?

Dispondremos de un único ordenador en la empresa con posibilidad de adaptación a los requerimientos de la aplicación.

Interfaz de la aplicación

¿Cómo desea que interactúe el empleado con la aplicación?

Directamente con la aplicación que estará disponible en el ordenador de la empresa.

Almacenamiento de productos

¿Se debe de tener controlado el inventario del almacén?

Sólo hay que registrar los productos que entran y salen. Se podrá corregir los desfases de productos que se puedan producir. 2 veces al año se hará inventario para cuadrar existencias.

Si se controla el inventario, ¿es necesario avisar cuando alguno de los productos esté por debajo de un umbral de agotamiento?

Si. Cada producto tendrá su propio umbral (ya que hay productos que no son tan solicitados como otros) e incluso habrá productos que en determinadas fechas no existan, por lo que en ese periodo no deben de estar activas (marcar el umbral por ejemplo con -1).

Otros

¿Hay otros aspectos que debamos conocer?

Se deben de rellenar un conjunto de datos para realizar un reparto. El precio del reparto lo podemos hacer de dos formas: a mano o por el código postal.

Para la opción del código postal, se requerirá de una tabla con los códigos postales y los precios. Se realizará para Granada y área metropolitana. Si la aplicación es utilizada en otra ciudad, habrá que modificar dicha tabla con los nuevos códigos postales.

Si en un caso no se sabe el código postal de alguna población, se puede consultar poniendo el nombre de la población, e inmediatamente te mostrará el código postal que le corresponde.


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